Size her zaman yanıt verilecek e-posta yazmak için ipucular

E-postalar, bugünlerde hayatımızdaki yiyecek ve su kadar önemlidir ve günlük iletişimimizin büyük bir bölümünü oluştururlar.

Statista’ya göre, her gün dünya çapında yaklaşık 300 milyar e-posta gönderiliyor. Ortalama olarak, bir ofiste çalışan her birimiz iş günü başına ortalama 121 e-posta alıyoruz! Yine de onları bir an olsun düşünmeden gönderiyor ve okuyoruz.

Ancak e-postaların ne kadar önemli olduğu düşünüldüğünde, size hiç biri nasıl yazılacağını öğretti mi?

1. Mükemmel bir ilk izlenim bırakın

Konu satırı, alıcınız üzerinde olumlu bir ilk izlenim bırakma şansınızdır. Mevcut araştırmalara göre, konu satırını etkili kılan üç şey vardır: Kısa olmalı, harekete geçmeli ve alıcıya aşinalık göstermelidir.

Bi araştırmaya göre insanlara aşağıdaki şekilde konu satırlı e-mail gönderilmiş ve en çok bir konu satırı insanları hemen geri cevap vermeye ikna etmiştir. Sizce hangi konu satırı o?

A. Açıklama 10.31.2020
B. Hoş Geldiniz Mesajı
C. Yarın toplantı, lütfen cevap verin!
D. Merhaba!
E. Özledim seni

C’yi seçtiyseniz, haklısınız! Yüzde 47 ile bu favoriydi. İkinci oy yüzde 20 ile D oldu.

2. E-postanıza renk ve duygu katın

E-postalarımız siyah beyaz yazılır, bu nedenle otomatik olarak sıkıcı görünürler. Düşüncelerinizi e-postayla göndermek biraz vücudunuzu, sesinizi veya yüzünüzü kullanmadan konuşmaya benzer. Öyleyse onlara nasıl renk ve daha da önemlisi duygu katabiliriz?

Farklı türde noktalama işaretleri ve evet, emojiler kullanarak.

Örneğin, burada aynı cümle ama üç farklı şekilde yazılmış. En çekici bulduğunuz hangisi?

Sevgili …, ziyaret ettiğin için teşekkür ederim.
…, ziyaret ettiğin için teşekkürler!
Hey …, ziyaretin için teşekkürler

Noktalama işaretlerini ve emojileri, sadece bir e-posta yazıyor olsak bile, kim olduğumuzu göstermemiz için umutsuzca ihtiyaç duyduğumuz “dijital beden dili” olarak adlandırmayı seviyorum.

Ve hepsini dahil etmek istiyorsanız, bir GIF eklemeyi deneyin.

3. Bir tweet kadar kısa tutun

NYU, MIT ve Boston Üniversitesi’nden yapılan araştırmalar, birçok e-postanın okunmadığını, yalnızca gözden geçirildiğini veya basitçe silindiğini gösteriyor. Görünüşe göre, ilk 40’ınızın ötesinde yazdığınız her ek kelimeyle, yanıt alma şansınızı doğrudan azaltıyorsunuz.

Bu yüzden olabildiğince kısa olun. Bir tweet veya 280 karakter uzunluğunda olsun.

Şimdi kendinize şunu söylüyor olabilirsiniz: “Olmaz – toplantı notlarım [ya da her ne yazıyorsanız] o kadar kısa olamaz.” Ve haklısın.

Ancak bu e-postanın bir şey talep ettiğiniz veya bir şey yaptırdığınız kısmı kısa tutulabilir. Bu toplantı notlarını ek olarak ekleyebilirsiniz.

Editör: Shukufa Sayadli – 15.06.2022